Hageman. verzorgt fulfilment, debiteurenbeheer en logistiek voor A-merken zoals Chocomel, Friso en Lattiz. Een operatie waar nauwkeurigheid geen optie is, maar een voorwaarde. Toch was het dagelijkse werk vooral: schakelen, controleren en hopen dat niets over het hoofd werd gezien. Met ConnectR en NetSuite hebben we daar verandering in gebracht.
Hageman. is meer dan alleen fulfilment. Het bedrijf opereert vanuit meerdere business units, waaronder fulfilment, wholesale, cards en repair & maintenance. Vanuit die diverse activiteiten lopen er dagelijks tientallen orderstromen door de organisatie.
Maar die stromen kwamen samen in verschillende systemen. Om te weten wat er speelde, moest het team in meerdere omgevingen inloggen. Orders controleren in het ene systeem, facturen checken in het andere, financiële stromen bijhouden in weer een ander. En bij elke stap dezelfde vraag: is alles goed verwerkt? Zijn er fouten die we missen?
Er was geen plek waar alle orderstromen samenkwamen. Het team werkte vanuit losse systemen en miste daardoor het overzicht dat nodig is om snel te kunnen handelen. Wat draait er? Waar zit een fout? Dat was niet in één oogopslag te zien.
Zonder gestructureerde signalering kwamen fouten soms pas aan het licht als het al impact had. Er was simpelweg geen garantie dat alles werd opgevangen. Voor een organisatie die opereert voor merken als Chocomel en Lattiz, is dat een risico dat je niet kunt accepteren.
Waar het systeem niet meewerkte, vulde het team het gat met handmatige controles. Dat werkte, maar het kostte tijd, het was foutgevoelig en het schaalde niet mee. Elke nieuwe klant of orderstroom betekende meer werk in plaats van hetzelfde werk, beter ingericht.
Samen met het team van Hageman. zijn we begonnen waar het hoort: bij het proces. Niet bij de techniek, niet bij een feature-lijst, maar bij de vraag: wat moet er dagelijks goed gaan, en waar loopt het nu vast?
Vanuit dat inzicht hebben we een ConnectR-integratie ingericht die aansluit op de werkelijke situatie van Hageman. Geen standaardoplossing, maar een opzet die past bij hun specifieke orderstromen, systemen en werkwijze.
De kern: een volledig geautomatiseerde koppeling tussen de orderkanalen van Hageman. en NetSuite als ERP. Via een slim endpoint worden orders verwerkt inclusief validaties die de datakwaliteit waarborgen voordat informatie in NetSuite terechtkomt. Geen handmatige stappen meer, geen dubbelwerk.
Een goed voorbeeld: bij elke nieuwe klant wordt het BTW-nummer automatisch gevalideerd via een VIES-check. Klopt het nummer? Dan gaat het proces verder. Klopt het niet? Dan volgt direct een melding. Zo blijft de snelheid hoog en het proces waterdicht. Dat soort validaties zitten ingebouwd in de flow, niet ergens als losse stap ernaast.
Iets wat we bij Opticode belangrijk vinden: de klant moet zelf kunnen schakelen. Het team van Hageman. kan via ConnectR zelf aanpassingen doorvoeren, zoals het wijzigen van veldmappings of verwerkingsregels. Geen tickets, geen wachttijden. Als iets moet veranderen, kan dat direct.
Alle stromen komen nu samen in één overzicht. Het team ziet direct wat er draait, wat aandacht vraagt en waar een uitzondering is opgetreden. Duidelijke error logs zorgen ervoor dat er snel en gericht wordt ingegrepen, in plaats van achteraf zoeken naar wat er misging.
Het verschil zit niet in de techniek. Het zit in de werkdag van het team. Niemand hoeft meer in te loggen in drie systemen om te weten of een order goed is verwerkt. Niemand hoeft meer handmatig te controleren of een fout is afgevangen. En als er wel iets afwijkt, weet het team het direct, niet uren later.
Orders worden automatisch verwerkt van binnenkomst tot registratie in NetSuite. Geen handmatig overtypen, geen tussenstappen. Wat voorheen tijd en aandacht kostte, loopt nu op de achtergrond zonder dat iemand ernaar hoeft om te kijken.
Alle orderstromen, statussen en uitzonderingen zijn zichtbaar vanuit één dashboard. Het team hoeft niet meer in te loggen in meerdere systemen om te weten wat er speelt. Eén scherm, geeft het volledige beeld.
Ingebouwde validaties, zoals de automatische VIES-check op BTW-nummers, zorgen ervoor dat fouten worden onderschept voordat ze het proces ingaan. De kwaliteit van data in NetSuite is daarmee structureel hoger dan bij handmatige invoer.
Nieuwe klanten en orderkanalen worden gestandaardiseerd aangesloten via ConnectR. Waar dat eerder maatwerk en afstemming vergde, is het nu een herhaalbaar proces. De organisatie kan groeien zonder dat de operatie ingewikkelder wordt.
Het fundament staat. En dat is precies het punt waarop het interessant wordt.
Het team van Hageman. ziet volop mogelijkheden om ConnectR breder in te zetten. Een van de eerste uitbreidingen op de planning is het koppelen van payment providers. Dat geeft direct inzicht in betaalstatussen, zonder daarvoor in verschillende systemen te hoeven kijken.
Het grotere doel: een situatie waarin NetSuite volledig de source of truth is voor alle processen van Hageman. Van fulfilment en facturatie tot financiële rapportages. Alles vanuit één bron.
Dat is de aanpak waar wij in geloven. Eerst een solide basis leggen. Dan stap voor stap uitbreiden. Niet alles tegelijk, maar alles in de juiste volgorde. Zodat elke volgende stap voortbouwt op wat er al staat.
Ontdek wat Opticode en ConnectR voor jouw organisatie kunnen betekenen.
Kryptonstraat 9
7463 PB Rijssen
All Rights Reserved © 2026