Klantcase Hageman.

De uitdaging

Dat leverde drie concrete problemen op.

Geen totaalbeeld

Er was geen plek waar alle orderstromen samenkwamen. Het team werkte vanuit losse systemen en miste daardoor het overzicht dat nodig is om snel te kunnen handelen. Wat draait er? Waar zit een fout? Dat was niet in één oogopslag te zien.

Fouten die te laat zichtbaar werden

Zonder gestructureerde signalering kwamen fouten soms pas aan het licht als het al impact had. Er was simpelweg geen zekerheid dat alles werd afgevangen. Voor een organisatie die opereert voor merken als Chocomel en Lattiz, is dat een risico dat je niet kunt accepteren.

Handmatig werk als vangnet

Waar het systeem niet meewerkte, vulde het team het gat met handmatige controles. Dat werkte, maar het kostte tijd, het was foutgevoelig en het schaalde niet mee met de groei van de organisatie. Hageman. wilde geen extra systemen. Ze wilden één plek waar alles samenkomt. Overzicht in plaats van zoeken. Grip in plaats van hopen dat het goed gaat.

Onze aanpak

Eerst het proces, dan de techniek.

Samen met het team van Hageman. zijn we begonnen waar het hoort: bij het proces. Niet bij de techniek, niet bij een feature-lijst, maar bij de vraag: wat moet er dagelijks goed gaan, en waar loopt het nu vast?

Vanuit dat inzicht hebben we een ConnectR-integratie ingericht die aansluit op de werkelijke situatie van Hageman. Geen standaardoplossing, maar een opzet die past bij hun specifieke orderstromen, systemen en werkwijze.

Eén geautomatiseerde verbinding met NetSuite

De kern: een volledig geautomatiseerde koppeling tussen de orderkanalen van Hageman. en NetSuite als ERP. Via een slim endpoint worden orders verwerkt inclusief validaties die de datakwaliteit waarborgen voordat informatie in NetSuite terechtkomt. Geen handmatige stappen meer, geen dubbelwerk.

Ingebouwde intelligentie

Een goed voorbeeld: bij elke nieuwe klant wordt het BTW-nummer automatisch gevalideerd via een VIES-check. Klopt het nummer? Dan gaat het proces verder. Klopt het niet? Dan volgt direct een melding. Zo blijft de snelheid hoog en het proces waterdicht. Dat soort validaties zitten ingebouwd in de flow, niet ergens als losse stap ernaast.

Zelf bijsturen, zonder wachttijd

Iets wat we bij Opticode belangrijk vinden: de klant moet zelf kunnen schakelen. Het team van Hageman. kan via ConnectR zelf aanpassingen doorvoeren, zoals het wijzigen van veldmappings of verwerkingsregels. Geen tickets, geen wachttijden. Als iets moet veranderen, kan dat direct.

Eén dashboard voor alle orderstromen

Alle stromen komen nu samen in één overzicht. Het team ziet direct wat er draait, wat aandacht vraagt en waar een uitzondering is opgetreden. Duidelijke error logs zorgen ervoor dat er snel en gericht wordt ingegrepen, in plaats van achteraf zoeken naar wat er misging.

Het resultaat

Grip in plaats van controle achteraf.

Het verschil zit niet in de techniek. Het zit in de werkdag van het team. Niemand hoeft meer in te loggen in drie systemen om te weten of een order goed is verwerkt. Niemand hoeft meer handmatig te controleren of een fout is afgevangen. En als er wel iets afwijkt, weet het team het direct, niet uren later.

Volledige automatisering

Van order naar NetSuite zonder handmatige tussenkomst. Het hele proces loopt geautomatiseerd.

Eén centraal overzicht

Alle orderstromen, statussen en uitzonderingen zichtbaar vanuit één dashboard.

Hogere data-integriteit

Automatische validaties, zoals de VIES-check, voorkomen dat fouten het proces ingaan.

Klaar voor groei

Nieuwe klanten en kanalen worden gestandaardiseerd aangesloten. Schaalbaar vanaf dag één.

In de woorden van Hageman.

Voor de implementatie van ConnectR moesten wij in meerdere systemen inloggen om orders te controleren en was het niet altijd duidelijk of fouten in de orderstromen volledig werden afgevangen. Met ConnectR hebben we nu één centraal overzicht van onze verschillende orderstromen. We krijgen direct meldingen wanneer er iets misgaat via duidelijke error logs, waardoor we sneller kunnen ingrijpen. Daarnaast kunnen we zelf snel aanpassingen doorvoeren, zoals het aanpassen van veld-mappings.

Bert - Hageman.Senior Developer

Blik op de toekomst

NetSuite als enige bron van waarheid.

Het fundament staat. En dat is precies het punt waarop het interessant wordt.

Het team van Hageman. ziet volop mogelijkheden om ConnectR breder in te zetten. Een van de eerste uitbreidingen op de planning is het koppelen van payment providers. Dat geeft direct inzicht in betaalstatussen, zonder daarvoor in verschillende systemen te hoeven kijken.

Het grotere doel: een situatie waarin NetSuite volledig de source of truth is voor alle processen van Hageman. Van fulfilment en facturatie tot financiële rapportages. Alles vanuit één bron.

Dat is de aanpak waar wij in geloven. Eerst een solide basis leggen. Dan stap voor stap uitbreiden. Niet alles tegelijk, maar alles in de juiste volgorde. Zodat elke volgende stap voortbouwt op wat er al staat.